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Fallbeispiel2 Min. Lesezeit

Von der Anfrage zum Projekt

Eine Anfrage für Team-Porträts: Formular mit dem Licht am Wunschtag, mit einem Klick zur Session, ein Brief zum Bestätigen und ein Portal für die Kundin.

Zwei Menschen an einem Holztisch mit Kamera, Laptop und Kaffee im Gespräch

Mara Keller, erfunden, aber typisch: Ihr Team braucht neue Porträts für Website und LinkedIn, und sie fragt über die Website des Studios an. Was sonst in einem langen Mailverlauf endet, ist in Pachurros ein Weg mit vier Stationen: Anfrage, Session, Brief, Portal.

Per Mail

  • Termin, Ort und Wünsche stehen verstreut in Nachrichten
  • Alles wandert von Hand in Kalender und Notizen
  • Der Ablauf kommt als Anhang, Rückfragen per Mail
  • Den Stand erfährt die Kundin nur auf Nachfrage

Mit Pachurros

  • Ein Formular fragt alles ab, auch Referenzbilder
  • Annehmen legt Projekt und Session an
  • Der Brief ist ein Link, bestätigt mit einem Klick
  • Das Portal zeigt der Kundin jederzeit den Stand
  1. Anfrage
  2. Session
  3. Brief
  4. Bestätigt
  5. Portal
Vier Stationen, ein Projekt.

Unter Sessions → Anfragen richtest du den Anfrage-Link ein: Titel, Einleitung, welche Arten zur Auswahl stehen und wer Absender ist. Den Link teilst du direkt oder bettest das Formular mit einem kurzen Code auf deiner Website ein. Gibt die Kundin Datum und Adresse an, sieht sie gleich das Licht am Ort für genau diesen Tag.

Zwei Handys: links das Formular „Shooting anfragen“ mit Wunschtermin, Ort und Licht am Ort, rechts der Brief „Team-Porträts am See“ mit Drehtag und Ablauf
Links das Anfrageformular mit dem Licht am Wunschtag, rechts der Brief, den Mara später bekommt.

Annehmen statt abtippen

Die Anfrage erscheint in den Sessions unter Anfragen, mit Wunschtermin, Ort, Nachricht, Referenzbildern und Kontakt. Annehmen legt ein Projekt mit Maras Namen an und darin die Session mit Datum, Uhrzeit, Ort und Kontaktdaten. Die Referenzbilder landen in der Mediathek, im Ordner der Anfrage. Passt der Termin nicht, schickt Ablehnen auf Wunsch eine freundliche Absage per Mail.

Anfrage von Mara Keller: Content-Produktion am 29. Oktober 2026 um 09:30, Utoquai 50 in Zürich, Nachricht, zwei Referenzbilder, Ablehnen und Annehmen
Die Anfrage in den Sessions: alles Nötige auf einer Karte.
Session „Team-Porträts am See“ mit Datum, Uhrzeit, Ort, Kontakt von Mara Keller und dem Drehtag mit Sonnenbogen und Ablauf
Die Session nach dem Annehmen, mit dem Ablauf auf der Lichtachse.

Der Brief

Im Reiter Brief der Session entsteht mit Brief-Link erstellen eine eigene Seite für Mara, ohne Konto und ohne Login. Darauf stehen Datum und Ort, der Drehtag mit Ablauf, Licht und Wetter, dazu In den Kalender und Route. Mit Seite aus Vorlage anlegen hängst du einen Shoot-Brief an. Am Ende bestätigt Mara den Brief; Fragen stellt sie über Frage stellen und bekommt die Antwort im selben Brief.

Brief „Team-Porträts am See“ mit Datum, Ort, In den Kalender, Route und dem Drehtag mit Ablauf
Der Brief, wie Mara ihn sieht. Die Wettervorhersage erscheint rund neun Tage vor dem Drehtag.

Das Portal für die Kundin

Statt einzelner Links bekommt Mara einen Überblick: das Client-Portal des Projekts. Du schaltest es im Projekt unter Teilen ein und wählst, was sichtbar ist: Übersicht und Phasen, Aufgaben, Sessions, Moodboards, Seiten. Das Portal zeigt den Fortschritt aus erledigten Aufgaben, die Phasen bis zur Lieferung und den Link zum Brief. Interne Kommentare bleiben intern.

Client-Portal „Mara Keller“: Aktiv, Im Plan, Fortschritt 40 Prozent, Phasen von Vorbereitung bis Lieferung, Aufgaben und die Session mit Brief-Link
Das Portal: Fortschritt, Phasen und Termine, immer auf dem aktuellen Stand.
Business-Porträt einer Frau mit langen blonden Haaren vor hellem HintergrundLachende Frau in kariertem Hemd vor dunklem Hintergrund
So können Team-Porträts aussehen, einmal hell, einmal dunkel. Fotos: Giorgio Trovato, Compagnons / Unsplash.

Titelbild: Samsung Memory / Unsplash. Referenzbilder im Beispiel: Christina @ wocintechchat.com, LinkedIn Sales Solutions / Unsplash. Mara Keller, das Studio und alle Kontaktdaten sind erfunden.

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